Dok neki tvrde kako multitasking zapravo zamara naš mozak i smeta produktivnosti, drugi tvrde da je uspješan multitasking itekako moguć, ali i koristan, uz nekoliko stvari na koje trebate da obratite pažnju.

Bez popisa obaveza nemojte ni pokušavati

Ono u čemu najčešće griješimo je upravo zanemarivanje važnosti stavljanja na papir stvari koje trebamo obaviti tokom dana, kao i određivanja prioriteta. Dnevne obaveze i razne neočekivane situacije na poslu mogu poremetiti naše planove koje smo imali u glavi za taj dan i u takvim trenucima jednostavno možemo zaboraviti da nešto uradimo. Kako biste to izbjegli, svako jutro napravite popis s obavezama za taj dan i pobrinite se da bude uvijek uz vas. Osim toga, važno je i odrediti prioritete pa krenite s važnijim zadacima ili onima za koje znate da ćete trebati izdvojiti nešto više vremena.

Krenite sa sličnim zadacima i uklonite sve što vas ometa

Povežite slične zadatke ili aktivnosti i povećaćete šansu za uspješan ishod. Ukoliko pokušavate da istovremeno obavljate više nepovezanih stvari izgubićete fokus, smanjiti produktivnost i izgubiti dosta vremena.

Kako bi multitasking bio uspješan, važno je imati i dobre uslove. Ako vas smeta često prekidanje kolega zamolite ih da to ne rade, ili odrađujte posao od kuće, ako ste u mogućnosti. Nekima u koncentraciji smeta i pozadinska buka ili muzika, pa ako je to slučaj i kod vas, izbjegavajte takve prostore ili jednostavno nabavite slušalice. Ometanje mogu predstavljati i obavještenja o novim mejlovima ili neke notifikacije na društvenim i poslovnim mrežama, pa ih isključite.

Ponekad je bolje nastaviti drugi dan



Nije tajna da multitasking opterećuje mozak i neophodno je pružiti mu i adekvatan odmor kako biste nastavili s uspješnim obavljanjem više stvari istovremeno. Primijetite li da ste premoreni, da gubite fokus i koncentraciju nemojte nastaviti s multitaskingom, već dio zadataka prebacite na drugi dan kada ćete biti svježi i odmorni.

Upoznajte sebe

Važno je poznavati sebe i način na koji funkcionišete u obavljanju zadataka te prema tome organizovati svoj raspored. Ako ste najproduktivniji ujutro, sve važnije zadatke nastojte obaviti odmah na početku radnog vremena. Ako neke stvari radite sporije od drugih, za njih u rasporedu ostavite više vremena. Nemojte tražiti od sebe previše jer će to samo doprinijeti smanjenju motivacije i porastu frustracije zbog nedovršavanja zadataka.

Multitasking može biti i zabavan



Nije tajna da ćete neke zadatke brže i lakše obaviti uz kombinaciju nekih stvari koje vam stvaraju užitak. Pa tako možete kombinovati pisanje poslovnih mailova uz pjevušenje omiljene pjesme, odrađivanje teških zadataka uz ispijanje omiljene kave i jadanje kolegama na količinu posla koju obavljate ili čišćenje stana uz plesni nastup. Rutinske zadatke kombinujte sa zabavnim stvarima u kojima uživate i koje vas opuštaju pa će i cijeli multitasking biti efektivniji i lakši.

Mogu vam pomoći i aplikacije

Na tržištu su danas dostupne brojne besplatne aplikacije koje vam mogu pomoći u boljoj organizaciji i uspješnijem obavljanju više zadataka odjednom. Jedna takva popularna aplikacija u poslovanju je upravo Zoom uz koji možete održati sastanak s cijelim timom dok paralelno pišete predloge sa tog sastanka i šaljete ih klijentu. Putem ove aplikacije možete dijeliti i dokumente, fotografije, videe, a poziv može biti sniman u formatima MP4 ili MPA. Na raspolaganju su vam i online ploče za pisanje i prezentovanje.

Multitasking u poslovnim procesima vam mogu olakšati i aplikacije kao što su Optimizely – aplikacija koja omogućava da postavite određene rokove i vodite izvještaje ili Fuze - video i konferencijska video usluga koja omogućava korisnicima da za vrijeme poziva šalju poruke i datoteke.

Foto: 123RF
Izvor: Index.hr